home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / finance / ttool92.zip / CHAPT33.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-12-12  |  45KB  |  934 lines

  1.  
  2.  
  3. Chapter 33. Child and Dependent Care Credit
  4.  
  5. Extra credit for child born in 1992. If you claim the part of the earned
  6. income credit that is an extra credit for a child born in 1992, you cannot
  7. claim the credit for child and dependent care expenses for care of that child.
  8.  
  9. If you are eligible to claim both credits for the same child, you must choose
  10. only one. Choose the credit that will give you the lowest tax or the largest
  11. refund. If you don't owe any tax and did not receive any employer-provided
  12. dependent care benefits, claim the extra credit for child born in 1992 to get
  13. the largest refund.
  14.  
  15. If you choose the extra credit for child born in 1992, you can still claim the
  16. child and dependent care credit for your other qualifying children.
  17.  
  18. If you need more information about the extra credit for a child born in 1992,
  19. see Chapter 35.
  20.  
  21. Important Reminder
  22.  
  23. You may have to pay employment taxes. If you pay someone to come to your home
  24. and care for your dependent or spouse, you may be a household employer who
  25. has to pay employment taxes. Usually, you are not a household employer if the
  26. person who cares for your child or dependent does so at his or her home or
  27. place of business. See Employment Taxes for Household Employers, later, for
  28. a discussion of employment taxes and what forms you must file if you are a
  29. household employer. For more information, see Publication 926, Employment
  30. Taxes for Household Employers.
  31.  
  32. Introduction
  33.  
  34. This chapter discusses the credit for child and dependent care expenses and
  35. covers the following topics:
  36.  
  37. ∙   Tests you must meet to claim the credit
  38.  
  39. ∙   How to figure the credit
  40.  
  41. ∙   How to claim the credit
  42.  
  43. ∙   Employment taxes you may have to pay as a household employer
  44.  
  45. To qualify for the credit, you must pay someone to care for your dependent
  46. under age 13 or your disabled spouse or dependent. You must pay these expenses
  47. so you can work or look for work. You must also meet certain other tests,
  48. which are explained in this chapter.
  49.  
  50. Related publications and forms.
  51.  
  52. This chapter refers to several publications and forms that you may need.
  53. The list of forms does not include Forms 1040, 1040A, and 1040EZ. For more
  54. information, you may want to order the following:
  55.  
  56.     Publication 503, Child and Dependent Care Expenses
  57.  
  58.     Publication 926, Employment Taxes for Household Employers
  59.  
  60.     Form W─10, Dependent Care Provider's Identification and Certification
  61.  
  62.     Form 940, Employer's Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return
  63.  
  64.     Form 942, Employer's Quarterly Tax Return for Household Employees
  65.  
  66.     Schedule 2 (Form 1040A), Child and Dependent Care Expenses for Form 1040A
  67.     Filers
  68.  
  69.     Form 2441, Child and Dependent Care Expenses
  70.  
  71.     Form 6251, Alternative Minimum Tax - Individuals
  72.  
  73. Tests to Claim the Credit
  74.  
  75. To claim the credit, you must meet all the following tests. These tests are
  76. also presented in the chart Can You Claim the Credit? and are explained in
  77. detail in this chapter.
  78.  
  79. 1)  The care must be for one or more qualifying persons. For information
  80.     about who is a qualifying person, see Qualifying Person Test, later.
  81.  
  82. 2)  You (and your spouse if you are married) must keep up a home that you
  83.     live in with the qualifying person or persons. (See Keeping Up a Home
  84.     Test, later.)
  85.  
  86. 3)  You (and your spouse if you are married) must have earned income during
  87.     the year. (However, under  Earned Income Test, later, see Rule for a
  88.     student-spouse or spouse not capable of self-care.)
  89.  
  90. 4)  You must pay child and dependent care expenses so you (and your spouse
  91.     if you are married) can work or look for work. (See Work-Related Expense
  92.     Test later, for more information.)
  93.  
  94. 5)  You must file a joint return if you are married, unless the exceptions
  95.     discussed later under Joint Return Test apply to you.
  96.  
  97. 6)  You must identify the care provider on your tax return. (See Provider
  98.     Identification Test, later.)
  99.  
  100. 7)  You must make payments for child and dependent care to someone you (or
  101.     your spouse) cannot claim as a dependent. If you make payments to your
  102.     child, he or she cannot be your dependent and must be age 19 or older
  103.     by the end of the year for the payments to qualify. (See Special Rules,
  104.     later.)
  105.  
  106. 8)  You cannot exclude from your income $2,400 or more of employer-provided
  107.     dependent care assistance ($4,800 or more if two or more persons were
  108.     cared for). See Reduced Dollar Limit, later.
  109.  
  110. 9)  You must file Form 1040 or Form 1040A, not Form 1040EZ.
  111.  
  112. Qualifying Person Test
  113.  
  114. Your child and dependent care expenses must be for the care of one or more
  115. members of your home who are qualifying persons. A qualifying person is:
  116.  
  117. 1)  Your dependent who was under 13 when the care was provided and for whom
  118.     you can claim an exemption (also see Extra credit for child born in 1992
  119.     and Child of Divorced or Separated Parents, later),
  120.  
  121. 2)  Your spouse who was physically or mentally not able to care for himself
  122.     or herself, or
  123.  
  124. 3)  Any person who was not able to care for himself or herself and for whom
  125.     you can claim an exemption (or could claim an exemption except the person
  126.     had $2,300 or more of gross income).
  127.  
  128. Physically or mentally not able to care for oneself. Persons who are not able
  129. to dress, clean, or feed themselves because of physical or mental problems
  130. are considered not capable of self-care. Also, persons who require constant
  131. attention to prevent them from injuring themselves or others are considered
  132. not capable of self-care.
  133.  
  134. Person qualifying for part of year. You determine a person's qualifying
  135. status each day. For example, if the person you pay child and dependent care
  136. expenses for no longer qualifies on September 16, count only those expenses
  137. through September 15. Also see Dollar Limit, later.
  138.  
  139. Extra credit for child born in 1992. If you claim the part of the earned
  140. income credit that is an extra credit for a child born in 1992, you cannot
  141. claim the credit for child and dependent care expenses for care of that child.
  142. That child is not a qualifying person for purposes of the child and dependent
  143. care credit.
  144.  
  145. If you claim the extra credit for child born in 1992, you can still claim
  146. the child and dependent care credit for your other qualifying children. If
  147. you need more information about the extra credit for a child born in 1992,
  148. see Chapter 35.
  149.  
  150. Child of Divorced or Separated Parents
  151.  
  152. If you are divorced or separated (defined later), your child is a qualifying
  153. person if you are the custodial parent and your child:
  154.  
  155. 1)  Was under age 13, or was not capable of self-care, when the care was
  156.     provided,
  157.  
  158. 2)  Was in the custody of one or both parents for more than half of the year,
  159.  
  160. 3)  Received more than half of his or her support for the year from one or
  161.     both parents, and
  162.  
  163. 4)  Is not a child for whom you claim the extra credit for child born in 1992
  164.     (part of the earned income credit).
  165.  
  166. Custodial parent. You are the custodial parent if, during the year, you have
  167. custody of your child longer than your child's other parent has custody.
  168.  
  169. Exemption test. You generally must claim an exemption for a child under the
  170. age of 13. However, you can treat the child as a qualifying person if you
  171. meet all the other requirements but do not claim the exemption because:
  172.  
  173. 1)  The noncustodial parent claims the exemption because you signed Form
  174.     8332, Release of Claim to Exemption for Child of Divorced or Separated
  175.     Parents, or a similar statement, or
  176.  
  177. 2)  The noncustodial parent provides at least $600 for the support of the
  178.     child and claims the exemption under a qualified pre-1985 decree of
  179.     divorce or separate maintenance, or a written separation agreement.
  180.  
  181. If you can take the credit because of this exception, write your child's name
  182. in the space to the left of line 3, Form 2441 or Schedule 2 (Form 1040A).
  183.  
  184. The noncustodial parent cannot treat the child as a qualifying person, even
  185. if that parent can claim an exemption for the child.
  186.  
  187. Example. You are divorced and have custody of your 8-year-old child. You sign
  188. Form 8332 to allow your ex-spouse to take the exemption. You pay child care
  189. expenses so you can work. Your child is a qualifying person and you, the
  190. custodial parent, can claim the credit for those expenses, even though your
  191. ex-spouse claims an exemption for the child.
  192.  
  193. Divorced or separated. For purposes of determining whether your child is a
  194. qualifying person, you are considered divorced or separated if either of
  195. the following apply.
  196.  
  197. 1)  You are divorced or separated under a decree of divorce or separate
  198.     maintenance or a written separation agreement, or
  199.  
  200. 2)  You lived apart from your spouse for all of the last 6 months of the
  201.     year.
  202.  
  203. Keeping Up a Home Test
  204.  
  205. To claim the credit, you (and your spouse if you are married) must keep up a
  206. home that you live in with one or more qualifying persons. You are keeping
  207. up a home if you pay more than half the cost of running it.
  208.  
  209. Home. The term "home" means the main home for both you and the qualifying
  210. person. Your home can be the main home even if the qualifying person does
  211. not live there all year because of his or her:
  212.  
  213.       Birth,
  214.  
  215.       Death, or
  216.  
  217.       Temporary absence due to:
  218.  
  219.       a)  Sickness,
  220.  
  221.       b)  School,
  222.  
  223.       c)  Business,
  224.  
  225.       d)  Vacation,
  226.  
  227.       e)  Military service, or
  228.  
  229.       f)  Custody agreement.
  230.  
  231. Costs of keeping up home. The costs of keeping up a home normally include
  232. property taxes, mortgage interest, rent, utility charges, home repairs,
  233. insurance on the home, and food eaten at home.
  234.  
  235. The costs of keeping up a home do not include payments for clothing, education,
  236. medical treatment, vacations, life insurance, transportation, and mortgage
  237. principal. They also do not include the purchase, permanent improvement, or
  238. replacement of property. For example, the cost of replacing a water heater
  239. is not considered upkeep, but the cost of repairing a water heater can be
  240. included.
  241.  
  242. Earned Income Test
  243.  
  244. To claim the credit, you (and your spouse if you are married) must have earned
  245. income during the year.
  246.  
  247. Earned income includes wages, salaries, tips, other employee compensation, and
  248. net earnings from self-employment. Earned income also includes strike benefits
  249. and any disability pay you report as wages (see Chapter 11).
  250.  
  251. Income exempt from self-employment tax as a result of the filing and approval
  252. of Form 4361 (generally relating to the clergy) is earned income if it is
  253. wages, salaries, tips, or other employee compensation. This includes a housing
  254. allowance or the rental value of a parsonage that you get as part of your pay
  255. for services as an employee.
  256.  
  257. Income exempt from self-employment tax as a result of the filing and approval
  258. of Form 4029 (relating to members of certain religious faiths) is not earned
  259. income. Wages, salaries, tips or other employee compensation that is exempt
  260. from social security tax as a result of filing Form 4029 is earned income.
  261.  
  262. Earned income does not include pensions or annuities, social security
  263. payments, workers' compensation, interest, dividends, or unemployment
  264. compensation.
  265.  
  266. Rule for a student-spouse or spouse not capable of self-care. Your spouse is
  267. treated as having earned income for any month that he or she is:
  268.  
  269. 1)  A full-time student, or
  270.  
  271. 2)  Physically or mentally not capable of self-care.
  272.  
  273. Figure the earned income of the nonworking spouse as shown under Earned
  274. Income Limit, later.
  275.  
  276. This rule applies to only one spouse for any one month. If, in the same month,
  277. both you and your spouse do not work and are either full-time students or
  278. physically or mentally not capable of self-care, neither of you can be treated
  279. as having earned income in that month.
  280.  
  281. Full-time student. You are a full-time student if you are enrolled at and
  282. attend a school for the number of hours or classes that the school considers
  283. full time. You must have been a student for at least some part of 5 calendar
  284. months during the year. (The months need not be consecutive.) If you attend
  285. school only at night, you are not a full-time student. However, you can attend
  286. some night classes.
  287.  
  288. The term "school" includes elementary schools, junior and senior high schools,
  289. colleges, universities, and technical, trade, and mechanical schools. It does
  290. not include on-the-job training courses, correspondence schools, and night
  291. schools.
  292.  
  293. Work-Related Expense Test
  294.  
  295. Child and dependent care expenses must be work related to qualify for the
  296. credit. Expenses are considered work related only if:
  297.  
  298. ∙   They allow you (and your spouse if you are married) to work or look for
  299.     work, and
  300.  
  301. ∙   They are for a qualifying person's care.
  302.  
  303. Working or Looking for Work
  304.  
  305. To be work related, your expenses must be to allow you to work or look for
  306. work. If you are married, generally both you and your spouse must work or look
  307. for work. See Rule for a student-spouse or spouse not capable of self-care,
  308. earlier.
  309.  
  310. Whether your expenses allow you to work or look for work depends on the facts.
  311. For example, the cost of a babysitter while you and your spouse go out to eat
  312. normally is not a work-related expense. Also, expenses are not considered work
  313. related merely because you had them while you were working.
  314.  
  315. Your work can be for others or in your own business or partnership. It can be
  316. either full time or part time. Work also includes actively looking for work.
  317. However, if you do not find a job and have no earned income for the year, you
  318. cannot take this credit. Also see Earned Income Limit, later. Unpaid volunteer
  319. work or volunteer work for a nominal salary does not qualify.
  320.  
  321. Work test met for part of year. If you work, or actively look for work, during
  322. only part of the period covered by the expenses, then you must figure your
  323. expenses for each day. For example, if you work all year and pay care expenses
  324. of $120 a month ($1,440 for the year), all the expenses are work related.
  325. However, if you work or look for work for only 2 months and 15 days during the
  326. year and pay expenses of $120 a month, your work-related expenses are limited
  327. to $300 (2-1/2 months * $120).
  328.  
  329. Payments while you are out sick. Do not count as work-related expenses amounts
  330. you pay for child and dependent care while you are off from work because of
  331. illness. These amounts are not paid to allow you to work. This applies even
  332. if you get sick pay and are still considered an employee.
  333.  
  334. Care of a Qualifying Person
  335.  
  336. To be work related, your expenses must be to provide care for a qualifying
  337. person. You do not have to choose the least expensive way of providing the
  338. care.
  339.  
  340. Expenses for household services qualify if part of the services are for the
  341. care of qualifying persons. For details, see Household Services, later.
  342.  
  343. The main reason to have expenses for the care of a qualifying person must
  344. be for the person's well-being and protection. These expenses do not include
  345. amounts you pay for food, clothing, schooling, and entertainment. However, if
  346. these amounts are incident to and cannot be separated from the cost of caring
  347. for the qualifying person, you can count the total cost. For example, if a
  348. nursery school or day-care center provides lunch and educational activities
  349. as a part of its preschool child care service, you can count the total cost.
  350.  
  351. Schooling. Do not count the cost of schooling in the first grade or higher.
  352. You must divide the total cost between the cost of caring for the child and
  353. the cost of schooling.
  354.  
  355. Example. You place your 10-year-old child in a boarding school so you can work
  356. full time. Only the part of the boarding school expense that is for the care
  357. of your child is a work-related expense. You cannot count any part of the
  358. amount you pay the school for your child's education.
  359.  
  360. Care outside your home. You can count the cost of care provided outside your
  361. home if the care is for your dependent under age 13, or any other qualifying
  362. person who regularly spends at least 8 hours each day in your household. Care
  363. that is provided outside your home by a dependent care center can be counted
  364. if the center complies with all applicable state and local regulations.
  365.  
  366. Dependent care center. A dependent care center is a place that provides care
  367. for more than six persons (other than persons who live there) and receives a
  368. fee, payment, or grant for providing services for any of those persons, even
  369. if the center is not run for profit.
  370.  
  371. The cost of sending your child to an overnight camp is not considered a work-
  372. related expense.
  373.  
  374. Transportation. The cost of getting a qualifying person from your home to the
  375. care location and back, or from the care location to school and back, is not
  376. considered a work-related expense. This includes the costs of bus, subway,
  377. taxi, or private car. Also, if you pay the transportation cost for the care
  378. provider to come to your home, you cannot count this cost as a work-related
  379. expense.
  380.  
  381. Household Services
  382.  
  383. Expenses you pay for household services meet the work-related expense test
  384. if they are at least partly for the well-being and protection of a qualifying
  385. person.
  386.  
  387. Household services are ordinary and usual services done in and around your
  388. home that are necessary to run your home. They include the services of a
  389. housekeeper, maid, or cook. However, they do not include the services of
  390. a chauffeur, bartender, or gardener.
  391.  
  392. Expenses partly work related. If part of an expense is work related (for
  393. either household services or the care of a qualifying person) and part is for
  394. other purposes, you have to divide the expense. To figure your credit, count
  395. only the part that is work related. However, you do not have to divide the
  396. expense if only a small part is for the other purposes.
  397.  
  398. Example. You pay a housekeeper to care for your 9-year-old and 15-year-old
  399. children so you can work. The housekeeper spends most of the time doing
  400. normal household work and spends 30 minutes a day driving you to and from work.
  401. The entire expense of the housekeeper is a work-related expense. You do not
  402. have to deduct any amount for being driven to and from work because the time
  403. involved is minimal. You do not have to deduct any amount for the care of the
  404. 15-year-old child (not a qualifying person) because the household expense is
  405. partly for the care of the 9-year-old child, who is a qualifying person.
  406.  
  407. Meals and lodging provided for housekeeper. If you have expenses for food
  408. that your housekeeper eats in your home, count these as work-related expenses.
  409. If you have extra expenses for your housekeeper's lodging, count these as
  410. work-related expenses. For example, if you moved to an apartment with an extra
  411. bedroom for the housekeeper, count the extra rent and utility expenses for
  412. this bedroom as work-related expenses. Or, if your housekeeper moves into an
  413. existing bedroom in your home, count the extra utility expenses you may have
  414. as work-related expenses.
  415.  
  416. Do not include the value of meals provided for your own convenience as wages
  417. on the Form W─2, Wage and Tax Statement, you give your housekeeper. Do not
  418. include the value of lodging if you provide it for your convenience and
  419. require the housekeeper to live in your home.
  420.  
  421. Taxes paid on wages. If you pay wages for household help, you may have to
  422. pay the employer's portion and withhold the employee's portion of the social
  423. security and Medicare taxes. You may also have to pay federal unemployment tax
  424. (FUTA) and similar state taxes. See Employment Taxes for Household Employers,
  425. later. The taxes you pay on wages for qualifying child and dependent care
  426. services are work-related expenses.
  427.  
  428. Medical Expenses
  429.  
  430. Some expenses for the care of a qualifying person who is not capable of
  431. self-care may qualify as work-related expenses and also as medical expenses.
  432. You can use them either way, but you cannot use the same expenses to claim
  433. both a credit and a medical expense deduction. If you use these expenses to
  434. figure the credit and they are more than the earned income limit or the dollar
  435. limit, discussed later, you can add the excess to your medical expenses.
  436. However, if you use your total cost to figure your medical expense deduction,
  437. you cannot use any part of them to figure your credit.
  438.  
  439. Note. Any amount that is excluded from your income under your employer's
  440. dependent care assistance plan cannot be used to claim a medical expense
  441. deduction.
  442.  
  443. Special Rules
  444.  
  445. Special rules apply to payments to certain relatives, expenses that are
  446. reimbursed, and expenses that are paid in a later or earlier year.
  447.  
  448. Payments to relatives. You can count work-related payments you pay to relatives
  449. who are not your dependents, even if they live in your home. However, do not
  450. count any amounts you pay to:
  451.  
  452. 1)  A dependent for whom you (or your spouse if you are married) can claim an
  453.     exemption, or
  454.  
  455. 2)  Your child who was under the age of 19 at the end of the year, even if
  456.     he or she is not your dependent.
  457.  
  458. Expenses reimbursed. If a state social services agency pays you a nontaxable
  459. amount to reimburse you for some of your child and dependent care expenses,
  460. you cannot count the expenses that are reimbursed as work-related expenses.
  461. For example, you paid work-related expenses of $3,000. If you are reimbursed
  462. $2,000 by a state social services agency, you figure your credit on $1,000.
  463.  
  464. Expenses not paid until the following year. You can count only the expenses
  465. that you pay during the year you are taking the credit. In other words, if you
  466. had expenses in 1991 that you did not pay until 1992, you cannot count them
  467. when figuring your credit for 1991. However, you may be able to claim a credit
  468. for all or part of them on your 1992 tax return. You must file Form 1040, not
  469. Form 1040A, to claim a credit for expenses you had in the preceding year. See
  470. Publication 503 for an example.
  471.  
  472. Expenses prepaid in an earlier year. If you pay for services before they are
  473. provided, you can count the prepaid expenses only in the year the care is
  474. received. Fill out your Form 2441 or Schedule 2 (Form 1040A) for the later
  475. year as if the prepaid expense was actually paid in the later year.
  476.  
  477. Joint Return Test
  478.  
  479. Generally, married couples must file a joint return to take the credit.
  480. However, if you are legally separated or living apart from your spouse,
  481. you may be able to file a separate return and still take the credit.
  482.  
  483. Married couple. If you are married at the end of your tax year, you must
  484. file a joint return with your spouse to take the credit.
  485.  
  486. Legally separated. You are not considered married if you are legally separated
  487. from your spouse under a decree of divorce or separate maintenance. You are
  488. eligible to take the credit on a separate return.
  489.  
  490. Married and living apart. You are not considered married and are eligible
  491. to take the credit if all the following apply:
  492.  
  493. 1)  You file a separate return.
  494.  
  495. 2)  Your home is the home of a qualifying person for more than half the year.
  496.  
  497. 3)  You pay more than half the cost of keeping up your home for the year.
  498.  
  499. 4)  Your spouse does not live in your home for the last 6 months of the year.
  500.  
  501. Provider Identification Test
  502.  
  503. You must identify all persons or organizations that provide care for your
  504. child or dependent. Do this on the same form you use to claim the credit.
  505. If you file Form 1040, use Part I of Form 2441, Child and Dependent Care
  506. Expenses, to report the required information. If you file Form 1040A, use
  507. Part I of Schedule 2.
  508.  
  509. Information required. To identify the care provider, you must give the
  510. provider's:
  511.  
  512. 1)  Name,
  513.  
  514. 2)  Address, and
  515.  
  516. 3)  Taxpayer identification number.
  517.  
  518. If the care provider is an individual, the taxpayer identification number
  519. is often the social security number. If the care provider is an organization,
  520. then it is the employer identification number (EIN). The taxpayer
  521. identification number is not required if the care provider is one of certain
  522. tax-exempt organizations (such as a church or school). In this case write
  523. "Tax-Exempt" in the space where the tax form calls for the number.
  524.  
  525. If you cannot provide all of the information required, or if the information
  526. is incorrect, you must be able to show that you used due diligence (discussed
  527. later) in trying to furnish the required information.
  528.  
  529. Getting the information. You can use Form W─10, Dependent Care Provider's
  530. Identification and Certification, to request the required information from
  531. the care provider. If you do not use Form W─10, you can get the required
  532. information from any of the following:
  533.  
  534. 1)  A copy of the provider's social security card,
  535.  
  536. 2)  A copy of the provider's driver's license (in a state where the license
  537.     includes the social security number),
  538.  
  539. 3)  A copy of the provider's completed Form W─4 if he or she is your
  540.     household employee,
  541.  
  542. 4)  A copy of the statement furnished by your employer if the provider is
  543.     your employer's dependent care assistance program, or
  544.  
  545. 5)  A letter or invoice from the provider if it shows the required
  546.     information.
  547.  
  548. You should keep the required information about the care provider with your tax
  549. records. Do not send Form W─10 (or other document if Form W─10 is not used) to
  550. the Internal Revenue Service.
  551.  
  552. Due diligence. If the care provider information you give is incorrect or
  553. incomplete, your credit may not be allowed. However, if you can show that you
  554. used due diligence in trying to supply the required information, you can still
  555. claim the credit.
  556.  
  557. You can show due diligence by getting and keeping the provider's completed
  558. Form W─10 or one of the other sources of information listed above. Care
  559. providers can be penalized if they do not provide this information to you
  560. or if they provide incorrect information.
  561.  
  562. Provider refusal. If the provider refuses to give you the required information,
  563. you should report whatever information you have (such as the name and address)
  564. on the form you use to claim the credit. Write "See page 2" in the columns
  565. calling for the information you do not have. On the bottom of page 2, explain
  566. that you requested the information from the care provider, but the provider
  567. did not give you the information. This statement will show that you used due
  568. diligence in trying to furnish the required information.
  569.  
  570. How to Figure the Credit
  571.  
  572. Your credit is a percentage of your work-related expenses. First, you must
  573. figure both the earned income limit and the dollar limit on those expenses.
  574. Then, depending on how much adjusted gross income you have, you figure the
  575. applicable percentage for the credit.
  576.  
  577. Earned Income Limit
  578.  
  579. The amount of work-related expenses you use to figure your credit cannot be
  580. more than:
  581.  
  582. 1)  Your earned income for the year, if you are single at the end of the
  583.     year, or
  584.  
  585. 2)  The smaller of your earned income or your spouse's earned income for
  586.     the year, if you are married at the end of the year.
  587.  
  588. If you remarried during the year, use only the earned income of the spouse you
  589. are married to at the end of the year. Use that spouse's earned income for the
  590. entire year, even though you were married for only part of the year.
  591.  
  592. Earned income. Earned income is defined under Earned Income Test, earlier.
  593.  
  594. Community property laws. You should disregard community property laws when you
  595. figure your earned income for this credit.
  596.  
  597. Self-employment. If you are self-employed, you must include your net earnings
  598. in earned income. For purposes of the child and dependent care credit, net
  599. earnings from self-employment means the amount from line 3 of Schedule SE
  600. minus any deduction on line 25 of Form 1040 plus any self-employment earnings
  601. not reported on Schedule SE because they are less than $400. Subtract any
  602. business losses from your earned income. If you filed Schedule C to report
  603. income as a statutory employee, also include as earned income the amount from
  604. line 1 of that Schedule C.
  605.  
  606. Optional method. You may be able to figure your net earnings from your business
  607. by the optional method, instead of the regular method. If you can use the
  608. optional method to figure self-employment tax, you may be able to increase
  609. your earned income for this credit. Get Publication 533, Self-Employment Tax,
  610. for details. In this case, subtract any deduction you claimed on Form 1040,
  611. line 25, from the total of the amounts on Schedule SE, Section B, lines 3 and
  612. 4b, to figure earned income.
  613.  
  614. Student-spouse or spouse not capable of self-care. As discussed earlier under
  615. Earned Income Test, a spouse who is either a full-time student or not capable
  616. of self-care is treated as having earned income. The earned income of such
  617. a spouse for each month is considered to be $200 if there is one qualifying
  618. person in your home, or $400 if there are two or more. However, if your spouse
  619. does work during that month, use the higher of $200 (or $400) or his or her
  620. actual earned income for that month. If your spouse is a full-time student
  621. (or not capable of self-care) for only part of a month, the full $200 (or $400)
  622. still applies. Only one spouse can be considered to have this earned income
  623. of $200, or $400, for any one month. If, in the same month, both you and
  624. your spouse do not work and are either full-time students or not capable of
  625. self-care, you cannot use any amount you pay that month to figure the credit,
  626. even if you are looking for work.
  627.  
  628. Surviving spouse. If your spouse died during 1992 and you file a joint return
  629. as a surviving spouse, you are not considered married for purposes of the
  630. earned income limit. Use only your income in figuring the earned income limit.
  631.  
  632. Dollar Limit
  633.  
  634. There is a dollar limit on the amount of your work-related expenses you can
  635. use to figure the credit. This limit is $2,400 for one qualifying person,
  636. or $4,800 for two or more qualifying persons.
  637.  
  638. Yearly limit. The dollar limit is a yearly limit. The amount of the limit
  639. remains the same no matter how long you have a qualifying person in your
  640. household. In other words, use the $4,800 limit if you had more than one
  641. qualifying person at any time during the year.
  642.  
  643. Person qualifying for part of year. When you figure your total work-related
  644. expenses for the year, count only the ones you had for a qualifying person
  645. during the time the person qualified. For example, your son is your only
  646. qualifying person. If he turns 13 in 1992, you can count only the expenses
  647. you had before your son's thirteenth birthday. If you had expenses of less
  648. than $2,400 during the time your son qualified, count only the smaller amount.
  649.  
  650. Reduced Dollar Limit
  651.  
  652. Your employer may provide you with child and dependent care benefits.
  653. The dollar limit is reduced by these benefits when you figure the credit.
  654.  
  655. Employer-provided dependent care assistance plan. The amount of any benefit
  656. you receive under an employer-provided dependent care assistance plan may
  657. be excluded from your income. This means that you do not have to include the
  658. amount of the benefit in your income for tax purposes. The plan must meet
  659. certain requirements. Your employer can tell you whether the plan qualifies.
  660. If it does, the amount you can exclude cannot be more than the smallest of:
  661.  
  662. 1)  Your earned income,
  663.  
  664. 2)  Your spouse's earned income, or
  665.  
  666. 3)  $5,000 ($2,500 if married filing separately).
  667.  
  668. You must subtract this excludable amount from the dollar limit ($2,400
  669. or $4,800, whichever applies) to get the reduced limit on the amount
  670. of work-related expenses you can use to figure the credit.
  671.  
  672. Statement for employee. Your employer must give you a Form W─2, Wage and
  673. Tax Statement (or similar statement), showing in box 22 the total amount
  674. of dependent care assistance benefits provided to you during the year.
  675.  
  676. Example. You are a widower with one child and earn $20,000 a year at work. You
  677. pay work-related expenses of $1,600 for your 4-year-old child and qualify to
  678. claim the credit for child and dependent care expenses. Your employer pays an
  679. additional $1,000 under an employer-provided dependent care assistance plan.
  680. This $1,000 is excluded from your income. The dollar limit for your work-
  681. related expenses is $2,400 (one qualifying person). However, your credit is
  682. figured on only $1,400 of the $1,600 work-related expenses you paid because
  683. the dollar limit is reduced to $1,400 by the excludable benefits as follows:
  684.  
  685.        Dollar limit: Maximum allowable expenses for
  686.          one qualifying person .......................     $2,400
  687.        Minus: Employer-provided dependent care
  688.          benefits you can exclude from income ........      1,000
  689.                                                         __________
  690.        Reduced limit on expenses you can use for
  691.          the credit ..................................     $1,400
  692.                                                         ==========
  693.  
  694. Forfeitures. Forfeitures are amounts credited to your dependent care assistance
  695. account and included in the amount shown in Box 22 of your Form W─2, but which
  696. you did not receive because you did not incur the expense. You must subtract
  697. any forfeitures from the total employer-provided dependent care benefits
  698. reported by your employer. To do this, enter the forfeited amount on line 18
  699. of Form 2441 or line 16 of Schedule 2 (Form 1040A). Forfeitures do not include
  700. amounts that you expect to receive in the future.
  701.  
  702. Amount of Credit
  703.  
  704. To determine the amount of your credit, multiply your work-related expenses
  705. (after applying the earned income and dollar limits) by the applicable
  706. percentage. The percentage depends on your adjusted gross income shown
  707. on line 32 of Form 1040 or line 17 of Form 1040A. The following shows the
  708. applicable percentage based on adjusted gross income.
  709.  
  710.      Adjusted Gross                                  Applicable
  711.         Income                                       Percentage
  712.  
  713.         Over                  But not over
  714.            0         -          $10,000                  30%
  715.       10,000         -           12,000                  29%
  716.       12,000         -           14,000                  28%
  717.       14,000         -           16,000                  27%
  718.       16,000         -           18,000                  26%
  719.       18,000         -           20,000                  25%
  720.       20,000         -           22,000                  24%
  721.       22,000         -           24,000                  23%
  722.       24,000         -           26,000                  22%
  723.       26,000         -           28,000                  21%
  724.       28,000         -          No Limit                 20%
  725.  
  726. Alternative minimum tax limit. If you file Form 1040, your credit may be
  727. limited because of the alternative minimum tax. If you file Schedules C, D,
  728. E, or F (Form 1040), you should complete Form 6251, Alternative Minimum
  729. Tax-Individuals, to figure whether your credit will be limited. If you did
  730. not file any of those schedules, you should complete the worksheet that comes
  731. with the instructions for line 16, Form 2441, to see if you still need to
  732. complete Form 6251.
  733.  
  734. How to Claim the Credit
  735.  
  736. To claim the credit, you can file Form 1040 or Form 1040A. You cannot claim
  737. the credit on Form 1040EZ. You must file a joint return if you are married,
  738. unless the exceptions discussed earlier under Joint Return Test apply to you.
  739.  
  740. Form 1040. You must complete Form 2441, Child and Dependent Care Expenses, and
  741. attach it to your Form 1040.
  742.  
  743. Form 1040A. You must complete Schedule 2 (Form 1040A), Child and Dependent
  744. Care Expenses for Form 1040A Filers, and attach it to your Form 1040A. See
  745. Chapter 38 for an example and a filled-in Schedule 2.
  746.  
  747. Tax credit not refundable. Your credit for child and dependent care expenses
  748. cannot be more than the amount of your tax liability. Therefore, you cannot
  749. get a refund for any part of the credit that is over that amount.
  750.  
  751. Extra credit for child born in 1992. If you claim the part of the earned
  752. income credit that is an extra credit for a child born in 1992, you cannot
  753. claim the credit for child and dependent care expenses for care of that child.
  754.  
  755. If you are eligible to claim both credits for the same child, you must choose
  756. only one. Choose the credit that will give you the lowest tax or the largest
  757. refund. If you don't owe any tax and did not receive any employer-provided
  758. dependent care benefits, claim the extra credit for child born in 1992 to get
  759. the largest refund.
  760.  
  761. If you choose the extra credit for child born in 1992, you can still claim
  762. the child and dependent care credit for your other qualifying children.
  763.  
  764. To claim the extra credit for child born in 1992, you must claim the earned
  765. income credit. You may be able to claim the earned income credit if your
  766. adjusted gross income (shown on line 32 of your Form 1040, or line 17 of your
  767. Form 1040A) is less than $22,370.
  768.  
  769. If you need more information about the extra credit for a child born in 1992,
  770. see Chapter 35.
  771.  
  772. Records. You should keep records of your work-related expenses. Also, if your
  773. dependent or spouse is not capable of self-care, your records should show both
  774. the nature and the length of the disability. Other records you should keep
  775. to support your claim for the credit are described earlier under Provider
  776. Identification Test.
  777.  
  778. Employment Taxes for Household Employers
  779.  
  780. Generally, if you pay someone to work in your home, such as a babysitter, that
  781. person is your household employee. If you have a household employee you may be
  782. subject to:
  783.  
  784. 1)  Social security and Medicare taxes,
  785.  
  786. 2)  Federal unemployment tax, and
  787.  
  788. 3)  Federal income tax withholding.
  789.  
  790. Social security and Medicare taxes are withheld from the employee's pay and
  791. matched by the employer. Federal unemployment tax (FUTA tax) is paid by the
  792. employer only and is for the employee's unemployment insurance. Federal income
  793. tax is withheld from the employee's total pay if the employee asks you to do
  794. so and you agree.
  795.  
  796. If you use a placement agency to get a babysitter or companion who works in
  797. your home, that person is not your employee if the agency sets the fee and
  798. exercises control over the sitter. This control could include providing rules
  799. of conduct and appearance and requiring regular reports. In this case, you
  800. do not have to pay employment taxes. But, if an association merely gives you
  801. a list of sitters and you hire one from that list, the sitter may be your
  802. employee.
  803.  
  804. Social Security and Medicare Taxes
  805.  
  806. If you pay a household employee cash wages of $50 or more during a calendar
  807. quarter, those wages are subject to social security and Medicare taxes.
  808. Payments in kind (meals, transportation, etc.) are not used to figure the
  809. $50 amount or to figure the taxes. The taxes are figured on all cash wage
  810. payments in the quarter, regardless of when they were earned.
  811.  
  812. Both you and the employee pay a share of the social security and Medicare
  813. taxes on the employee's wages. For 1992 the tax rate for social security
  814. is 6.2% for both you and the employee (a total of 12.4%). The tax rate
  815. for Medicare is 1.45% for both you and the employee (a total of 2.9%).
  816. The 6.2% social security tax applies only to the first $55,500 you paid each
  817. employee during calendar year 1992. The 1.45% Medicare tax applies to the
  818. first $130,200.
  819.  
  820. You must pay the total of these taxes yourself if you do not deduct the
  821. employee's share from his or her wages. Any of the employee's share you pay
  822. is added income to the employee. This income must be included in box 10,
  823. Wages, tips, other compensation, on Form W─2, Wage and Tax Statement, but do
  824. not count it as cash wages for social security and Medicare purposes. You must
  825. also include the employee social security and Medicare taxes you pay in boxes
  826. 11 and 15 of the employee's Form W─2, even though the taxes were not actually
  827. withheld.
  828.  
  829. You report and pay the social security and Medicare taxes quarterly on Form
  830. 942, Employer's Quarterly Tax Return for Household Employees. The form has
  831. instructions for filling it out and tables to determine how much to deduct
  832. from the employee's wages.
  833.  
  834. Income Tax Withholding
  835.  
  836. If your household employee requests income tax withholding, and you agree, you
  837. must withhold an amount from each payment based on the information shown on
  838. the Form W─4, Employee's Withholding Allowance Certificate, given to you by
  839. the employee. Publication 15, Circular E, Employer's Tax Guide, explains how
  840. to figure the amount to withhold.
  841.  
  842. Earned income credit advance payment. You must make advance payments of the
  843. earned income credit to any employee who is eligible to claim the earned
  844. income credit and requests advance payment of it. Who is eligible to claim
  845. the credit is explained in Chapter 35.
  846.  
  847. The employee makes the request by giving you a completed Form W─5, Earned
  848. Income Credit Advance Payment Certificate. Each payday, you make the payments
  849. to your employee from the social security, Medicare, and withheld income
  850. taxes that you would otherwise pay to the Internal Revenue Service. For more
  851. information, see Publication 15.
  852.  
  853. You must notify any employees not having federal income tax withheld that they
  854. may be eligible for an income tax refund because of the earned income credit.
  855. For more information, see the instructions for Form 942.
  856.  
  857. Filing Form 942. You must report on Form 942 the taxes withheld each quarter
  858. if:
  859.  
  860. 1)  You are liable for social security and Medicare taxes, or
  861.  
  862. 2)  Your employee asked you to withhold federal income tax and you agreed.
  863.  
  864. If you own a business as a sole proprietor, you can include your household
  865. employee on Form 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return. Do not include
  866. your household employees on a Form 941 filed for a partnership or corporation.
  867.  
  868. When to file. File starting with the first quarter in which you:
  869.  
  870. 1)  Pay wages subject to social security and Medicare taxes, or
  871.  
  872. 2)  Withhold any federal income tax.
  873.  
  874.                          Due Dates for Returns
  875.  
  876.         Quarter                 Ending                Due Date
  877.      Jan.-Feb.-Mar.             Mar. 31               Apr. 30
  878.      Apr.-May-June              June 30               July 31
  879.      July-Aug.-Sept.            Sept. 30              Oct. 31
  880.      Oct.-Nov.-Dec.             Dec. 31               Jan. 31 
  881.  
  882. If the due date for filing a return falls on a Saturday, Sunday, or a legal
  883. holiday, you can file the return on the first business day after that day.
  884.  
  885. For more information about employment taxes for household employers,
  886. see Publication 926, Employment Taxes for Household Employers, and the
  887. instructions for Form 942.
  888.  
  889. Federal Unemployment Tax (FUTA Tax)
  890.  
  891. Federal unemployment tax (FUTA tax) is for your employee's unemployment
  892. insurance. If you paid cash wages of $1,000 or more to household employees in
  893. any calendar quarter this year or last year, you are liable for FUTA tax for
  894. any employees you have this year. However, FUTA tax does not apply to wages
  895. paid to your spouse, to your parents, or to your children under 21 years old.
  896.  
  897. Rate. The rate is 6.2% on the first $7,000 of cash wages paid to each employee
  898. during the calendar year.
  899.  
  900. The FUTA tax is imposed on you as the employer. You must not collect or deduct
  901. it from the wages of your employees.
  902.  
  903. You can take a credit against your federal unemployment tax for the
  904. unemployment tax you pay to the state. Your net federal tax may be as low
  905. as 0.8% if you pay the state tax on time.
  906.  
  907. When you hire a household employee, you should contact your state employment
  908. tax office to get information on how to file the state return and to get a
  909. state reporting number. The state will give you your experience rate, which
  910. you use to figure the amount of tax you will pay the state.
  911.  
  912. You must file an annual return on Form 940─EZ or Form 940, Employer's Annual
  913. Federal Unemployment (FUTA) Tax Return, by January 31 following the close of
  914. the calendar year for which the tax is due. Form 940─EZ is a less complicated
  915. version of Form 940 and can be used if:
  916.  
  917. 1)  You paid state unemployment tax to only one state,
  918.  
  919. 2)  You paid all your state unemployment tax by the due date of Form 940─EZ,
  920.     and
  921.  
  922. 3)  Your Federal unemployment (FUTA) wages were also taxable for your state's
  923.     unemployment tax.
  924.  
  925. If you do not meet these requirements, you must use Form 940 to report your
  926. federal unemployment taxes. Any tax still due must be paid with the return.
  927.  
  928. After you have filed your first return, the IRS will mail Form 940─EZ or Form
  929. 940 to you. However, if you do not receive it, get one in time to file.
  930.  
  931. For more information, see Publication 926 and the instructions to Form 940─EZ
  932. or Form 940.
  933.  
  934.